Tips inför intern konferens och kick-off
Hösten är ofta en tid för interna konferenser och kick-offer, det är ju ett härligt sätt att lära känna varandra bättre och att fylla på kunskaperna! Men det är också ett område där det är mycket att tänka på för att kostnaderna ska bli avdragsgilla för företaget och att medarbetarna inte ska bli förmånsbeskattade.
Fundera och dokumentera
I planeringsfasen är det viktigt att fundera över i vilket syfte konferensen anordnas. Den måste vara till nytta för företaget och ekonomiskt motiverad.
Gör ett program som visar detaljerna över vad konferensen ska innehålla varje dag, arbetstiden bör uppgå till 6 timmar/dag med relevanta arbetsuppgifter. Spara programmet och för gärna protokoll över vad ni fick ut av konferensen, det kan komma till nytta vid en ev förfrågan från Skatteverket.
Vart ska ni åka?
Normalt är det ok med resmål i ett annat EU-land men generellt kan man tänka att ju längre bort och ju exklusivare resmål – desto större krav på att bevisa nyttan för företaget.
Vilka ska/får åka med?
En konferens är en del av arbetet och det bör vara obligatoriskt för de anställda att delta. Om anhöriga till de anställda får följa med ökar risken att konferensen anses ha karaktären av en semesterresa även om de betalar sina egna kostnader.
Hur roligt får man ha?
Visst inslag av nöje och rekreation är såklart ok men det får inte bli för kostsamt eller för stor del av konferensen, då ökar återigen risken att hela konferensen anses som en nöjesresa. Om en konferenskväll innehåller stor del underhållning, tex en show, finns risk för att just den kvällen anses som en personalfest och avdraget styrs då av de reglerna istället.
